Dawne, nieprzyjazne – w kontekście aranżacji i wyposażenia – urzędowe i firmowe sekretariaty zastępuje się dziś funkcjonalnymi i reprezentatywnymi recepcjami. Nieco inny wystrój, nowoczesny zestaw mebli biurowych, który realizuje potrzeby nie tylko pracowników, ale i gości wraz z fachowością i otwartością na ludzi to dziś obowiązujący standard w profesjonalnym sekretariacie. Jak urządzić sekretariat, który odpowiada współczesnym czasom?

O tym, że w sekretariacie czy recepcji danej firmy lub instytucji jest miło, profesjonalnie i reprezentatywnie, decydują osoby pracujące w tym miejscu, witające i wyciągające do gościa pomocną dłoń, oraz przyjazne otoczenie, którego stworzenie jest możliwe dzięki odpowiednio dobranym meblom biurowym, dekoracjom, a nawet oświetleniu.

Jak cię widzą tak cię… polubią albo nie

Być może jest coś krzywdzącego w ocenianiu całości na podstawie kilku czy kilkunastu pierwszych sekund, ale tak właśnie funkcjonuje fenomen pierwszego wrażenia. Wchodzi się do recepcji i… po prostu od razu się wie. Nawet jeśli wrażenie jest mylne, negatywne pierwsze skojarzenia na długo pozostają w głowie. Można uniknąć takich sytuacji, odpowiednio urządzając sekretariat.

Sekretariat to coś więcej niż biurko i szafki

Sekretariat to przysłowiowa pierwsza linia frontu. Stanowi zarówno wizytówkę firmy, jak i miejsce trudnej i często bardzo intensywnej pracy. Wyposażenie tej przestrzeni pełni zatem kilka ról: od gościnnej, reprezentacyjnej, spójnej z wizerunkiem całej firmy, a właściwie tworzącej poniekąd ten wizerunek, po czysto praktyczną, związaną z intensywną pracą przy komputerze, koniecznością redagowania, przechowywania, wydawania dokumentów etc. Meble do sekretariatu i aranżacja wnętrza muszą godzić te kwestie.

Częściowo są one uzależnione od profilu działalności firmy. Nie w każdym miejscu konieczne są bowiem na przykład stanowiska do wypełniania dokumentów lub dostęp do komputera, niemniej jednak, pewne funkcjonalności są uniwersalne.

Gość oczekujący, ale nie… zniecierpliwiony

Kilka chwil czekania to sytuacja, która jest codziennością każdego biura. Wyposażenie sekretariatu powinno, więc uwzględniać wygodne miejsce oczekiwania, kącik relaksu umożliwiający zajęcie uwagi przez kilka chwil (prasa, strefa Wi-Fi, TV). Zazwyczaj świetnie sprawdzają się tutaj niskie fotele, kanapy, siedziska, niewielkie stoliki. Ważne, aby były wygodne i odpowiedniej jakości. Wszystkie meble w sekretariacie powinny cechować się podwyższoną trwałością. Wygniecione i wytarte kanapy czy wyblakła tapicerka na nikim nie robią przecież dobrego wrażenia. Sekretariat jest również znakomitym miejscem do zaprezentowania designerskich projektów w dziedzinie meblarstwa – oczywiście wyłącznie tych spójnych z wizerunkiem firmy.

Strefa oczekiwania od przestrzeni typowo biurowej jest zazwyczaj umownie oddzielona biurkiem/ladą recepcyjną. Tutaj przede wszystkim powinien królować ład i profesjonalizm. Meble biurowe do sekretariatu muszą obejmować wszystkie elementy dostosowane do potrzeb danego biura i umożliwiać zachowanie porządku: kontenery, szuflady, szafki (w tym te zamykane na klucz lub zamek szyfrowy), specjalne blaty czy biurka z nadstawkami, umożliwiające dyskretne ukrycie monitorów lub innego sprzętu elektronicznego etc.

Warto pamiętać, że możliwe jest też stworzenie unikatowej wizytówki firmy poprzez zamówienie mebli do sekretariatu wykonanych według indywidualnego projektu.

Stanowisko obsługi – podwyższona gotowość

Specyfika pracy sekretariatu sprawia, że ergonomia ma tutaj znaczenie szczególne. Praca osób odpowiedzialnych za obsługę klientów jest często bardzo absorbująca. Z jednej strony wymaga skupienia na dokumentach i typowej pracy biurowej, z drugiej… stanowisko musi być częściowo otwarte, by umożliwiać łatwy kontakt z gośćmi czy petentami. Z tego też powodu wymagana jest najczęściej ciągła obecność obsługi sekretariatu. Zestawy mebli biurowych do sekretariatu muszą więc umożliwiać sprawną organizację dokumentów i utrzymywanie porządku. Całości powinno dopełnić prawidłowo dobrane oświetlenie: inne w części obsługi sekretariatu i inne w strefie oczekiwania.

***

Funkcje, które pełni sekretariat przenikają się wzajemnie. Zbyt rozbudowana strefa biurowa i zabiegani pracownicy nie tworzą dobrego wrażenia, pomimo znakomicie zaprojektowanej przestrzeni. Podobnie jest w sytuacji odwrotnej – rozbudowana strefa oczekiwania z dużą ilością atrakcji również nie powinna dominować nad całością. To jest przecież przede wszystkim miejsce pracy, a klienci oczekują tu konkretnej pomocy. Kluczem do sukcesu jest więc odpowiedni balans przy zachowaniu najlepszej możliwej jakości wyposażenia.

Pozdrawiamy
Zespół Consido