Meble konferencyjne i inne rozwiązania najlepsze do niewielkich pomieszczeń

Odbywają się w niej negocjacje z kontrahentami, szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne, narady zarządu, rozmowy kwalifikacyjne; jest niezastąpiona w trakcie pracowniczych zebrań i spotkań świątecznych – sala konferencyjna to z pewnością najbardziej multifunkcyjne miejsce spośród wszystkich biurowych pomieszczeń. Co zrobić, żeby była funkcjonalna, gdy do dyspozycji mamy niewielką przestrzeń? Radzimy, jak urządzić małą salę konferencyjną.

Nie tylko korporacje i wielkie przedsiębiorstwa, ale również małe firmy, zatrudniające do kilkunastu pracowników, rozumieją konieczność wygospodarowania przestrzeni, w której będą mogły urządzić salę konferencyjną – niezbędną na spotkanie z klientami, firmową prezentację, szkolenie czy „burzę mózgów”. Aranżacja takiego miejsca jest wyzwaniem, zwłaszcza gdy pomieszczenie, którym dysponujemy trudno zaliczyć do przestronnych. Funkcjonalne urządzenie małej sali konferencyjnej jest możliwe, trzeba tylko pamiętać o kliku prostych zasadach.

W małej sali konferencyjnej ustaw stół w układzie kameralnym lub w literę U

Spośród możliwych ustawień stołów konferencyjnych w niewielkich salkach stosuje się układ kameralny lub tworzący kształt litery U (inaczej zwany podkową), oba są dedykowane spotkaniom w gronie kilku do kilkunastu osób.

Stół konferencyjny w układzie kameralnym – jeden stół lub kilka mniejszych zestawionych ze sobą tworzą kształt podłużnego prostokąta, przy którym uczestnicy spotkania siedzą zwróceni twarzami do siebie. Krótsze boki stołu tradycyjnie są zarezerwowane dla osób prowadzących spotkanie lub – w firmach, w których dużą wagę przykłada się do hierarchii – dla kadry zarządzającej. Blat stołu powinien być na tyle szeroki, aby siedzące naprzeciw siebie osoby mogły swobodnie robić notatki i korzystać z laptopów; niedopuszczalne jest, aby stykały się kolanami!

W konfiguracji kameralnej sprawdzi się też stół okrągły, który jest uznawany za bardziej „demokratyczne” rozwiązanie, podkreślające partnerskie relacje. W tym wypadku trudno jednak mówić o efektywnym wykorzystaniu dostępnego metrażu. Kompromisem będzie stół w kształcie elipsy, który ma tę dodatkową zaletę, że uczestnicy spotkania nie zasłaniają sobie wzajemnie widoku.

Konfigurację stołów w literę U wybierz do swojej sali konferencyjnej, gdy planujesz częste warsztaty i szkolenia.  Przy takim ustawieniu wolny pozostaje środek sali. Zapewnia to możliwość swobodnej komunikacji między uczestnikami oraz ich jednakowy dostęp do prowadzącego i prezentowanych treści. Do stworzenia podkowy możesz wykorzystywać stoły modułowe, które w razie potrzeby da się rozłączyć i przekonfigurować w inny układ.

Zastosuj nowoczesne udogodnienia, które pomagają utrzymać porządek w kablach

Plątanina kabli wokół stołu ogranicza swobodę ruchów i źle wygląda. Na szczęście możesz temu zapobiec, zamawiając stół wyposażony w tzw. przelotki umiejscowione na środku blatu, przez które można przełożyć kabel zasilający, np. laptopa i podłączyć go do gniazda zasilającego znajdującego się w podłodze. Podobną funkcję spełniają kanały kablowe. Gniazda elektryczne oraz mediaporty można też w sprytny i elegancki sposób ukryć w blacie stołu konferencyjnego – to nowoczesne udogodnienie cieszy się coraz większą popularnością.

Krzesła – mają być raczej oszczędne w gabarytach, ale wygodne

Krzesła do sali konferencyjnej powinny być przede wszystkim na tyle wygodne, aby nie odwracały uwagi od istoty spotkania i nie przeszkadzały w skupieni się na problemie. Szczęśliwie nie muszą spełniać takich wymogów ergonomii jak fotele pracownicze, dlatego spokojnie możesz zrezygnować z podłokietników, które automatycznie zabierają więcej przestrzeni, której nie masz przecież w nadmiarze – chyba że wielogodzinne narady są w Twojej firmie codziennością. Na pewno nie powinieneś rezygnować z miękkiego, tapicerowanego siedziska i zadbać o to, aby było wystarczająco głębokie, aby komfortowo siedziało się na nim wysokim osobom. Pamiętaj, żeby rozstaw nóg nie był zbyt szeroki – krzesło powinno się łatwo wsuwać i wysuwać, bez zahaczania o sąsiednie siedziska.

Kolory dobieraj rozsądnie, ale nie bądź zachowawczy

Nie od dziś wiemy, że kolory oddziałują na nasz nastrój i wrażenia. Dlaczego tego nie wykorzystać? Jasne kolory w chłodnych odcieniach optycznie powiększają wnętrza, dlatego świetnie nadadzą się na ściany do małej sali konferencyjnej. Zrezygnuj zatem z ciepłych kremów, beżów i brązów, które spotęgują wrażenie ciasnej przestrzeni. Poza tym pamiętaj, że są to barwy, które promują raczej wyciszenie i relaks. Sala konferencyjna to miejsce spotkań z klientami, warsztatów, prezentacji i narodzin nowych pomysłów, dlatego warto w niej stosować kolory, które sprzyjają podejmowaniu decyzji, pobudzają myślenie i ułatwiają koncentrację – a nie usypiają. Jakie to kolory?

Przede wszystkim energetyczne czerwienie, pomarańcze i żółcienie, które podnoszą ciśnienie i dynamikę spotkań, a także intensywny niebieski – w jego obecności, według badań, ludzie stają się bardziej pomysłowi. Oczywiście nie musisz malować od razu wszystkich ścian, jeden większy lub kilka mniejszych barwnych akcentów w połączeniu z neutralną bielą w zupełności wystarczą. Ważne, żeby całe pomieszczenie było harmonijne, ale nie nudne.

Unikaj nadmiaru dodatków, który powoduje wrażenie chaosu

W sali konferencyjnej, oprócz stołu, muszą się znaleźć przynajmniej: magnetyczna tablica flipchart, rzutnik z ekranem lub monitor. Już same te sprzęty wypełniają przestrzeń, dlatego z doborem innych dodatków należy być ostrożnym. Dobrym pomysłem może być ciekawe oświetlenie umieszczone nad stołem, motywujący plakat na ścianie, czarno-biała fototapeta lub fakturowane, akustyczne panele ścienne – sprawdzi się wszystko, co nie utrudnia i nie ogranicza poruszania się po sali, nie dekoncentruje uwagi a jednocześnie przełamuje monotonię i dodaje wnętrzu charakteru.

Zamontuj w oknach rolety i zrezygnuj z zimnego światła jarzeniówek

Sala konferencyjna z oknami to najlepsze rozwiązanie. Badania dowiodły, że światło dzienne podnosi wydajność pracy, ponadto możliwość naturalnego wietrzenia pomieszczenia jest nie do przecenienia. Trzeba jednak pamiętać o możliwości osłonięcia okien przed promieniami słonecznymi, które osłabiają widzialność obrazu na ekranie i nagrzewają powietrze, zwłaszcza w małych pomieszczeniach. Możesz zamontować rolety lub żaluzje, które nie zabiorą dodatkowej przestrzeni i nie będą gromadzić kurzu. Sprawdzą się również wtedy, gdy Twoja sala konferencyjna ma szklane ściany.

Na suficie rozmieść spoty świetlne, które będą dobrze doświetlały blat stołu konferencyjnego. Koniecznie dobierz do nich żarówki emitujące światło o ciepłej barwie, zbliżone do dziennego. Takie oświetlenie mniej męczy wzrok, a poza tym korzystniej się w nim wygląda.

Sala konferencyjna jest firmową wizytówką. Między innymi dlatego właśnie wszystko, co się w niej znajduje, powinno być maksymalnie funkcjonalne i charakteryzować się dobrą jakością. Obraz tego pomieszczenia przekłada się na sposób, w jaki kontrahenci, partnerzy biznesowi i pracownicy postrzegają całą organizację. Aby uniknąć błędów i niepotrzebnych wydatków, warto skorzystać z porady doświadczonego projektanta lub poszukać firmy specjalizującej się w projektowaniu i produkcji mebli biurowych na zamówienie oraz aranżacji wnętrz użytkowych, która doradzi najlepiej, jak urządzić małą salę konferencyjną.

Pozdrawiamy
Zespół Consido