Po akceptacji projektu i omówieniu wszystkich szczegółów fit out biurowy przechodzi do fazy realizacyjnej. Niezwykle istotne jest tu ustalenie harmonogramu prac i terminów ze wszystkimi podwykonawcami. Przede wszystkim z firmą budowlaną, która podejmie się prac wykończeniowych.

Firmę budowlaną wynajmuje albo inwestor, albo wykonawca usługi fit out. W CONSIDO mamy partnerów, z którymi współpracujemy od lat. Sprawdzonych i wiarygodnych. – Mimo to ustalenie szybkiego terminu realizacji nie jest dzisiaj łatwe – mówi Tomasz Banasiak, fit out menedżer z DONSIDO. – Firmy budowlane mają obecnie wiele zleceń i każą na siebie czekać nawet po kilka miesięcy. Pracując w branży od kilkunastu lat potrafimy jednak zawsze znaleźć dobre rozwiązanie.

Fit out biurowy – nadzór nad realizacją

Bez względu na to, przez kogo zostaje wynajęta firma remontowo – budowlana, wykonawca usługi fit out zawsze powinien prowadzić nadzór nad realizacją prac. Czy przebiegają one zgodnie z założeniami projektu. Z drugiej strony zawsze staramy się z nią konsultować projekt przed realizacją, by wyłapać zawczasu rzeczy, które mogą być trudne bądź niemożliwe do zrealizowania, a są ujęte w projekcie. – Bezpośrednia i bliska współpraca z firmą remontową to same korzyści – mówi Karolina Dryńska, fit out menedżer z CONSIDO. – Po pierwsze unikamy sytuacji, w których ekipa budowlana na własną rękę przeprowadza pewne zmiany odbiegając tym samym od założeń, a po drugie możemy szybko zareagować i wprowadzić korekty do projektu, jeśli któryś z naszych pomysłów jest niemożliwy do zrealizowania z przyczyn technicznych. Zawsze więc współpraca z firmą budowlaną rozpoczyna się od spotkania, podczas którego projekt jest szczegółowo omawiany i przekazywane są wytyczne. A potem, podczas prac, codziennie ich przebieg jest konsultowany. I każda zmiana, bo czasem nawet przesunięcie gniazdka o kilka centymetrów dalej niż na planie, może spowodować duże komplikacje na kolejnym etapie.

Czas na meble biurowe i aranżację

Podczas, gdy firma remontowo – budowlana przygotowuje grunt pod nowe biuro, u nas trwa proces zamawiania mebli biurowych, oświetlenia i pozostałego wyposażenia. – Jeśli fit out biurowy wiąże się również z przygotowaniem nośników identyfikacji wizualnej, rozpoczynamy współpracę z wybraną agencją specjalizującą się w tym zakresie – mówi Karolina. – Przy czym jest ona odpowiedzialna zarówno za projekt, produkcję, jak i zamontowanie tych elementów w przestrzeni biura. Naszym zadaniem z kolei jest optymalne przygotowanie miejsca pod te potrzeby. Na przykład, jeśli w ramach prac zlecony jest projekt i produkcja tapety, staramy się nadzorować firmę remontową, by ściana została przygotowana dokładnie według wytycznych agencji. Na meble biurowe zamawiane bezpośrednio od producenta, czeka się zazwyczaj od 4 do 5 tygodni. Trzeba jednak zakładać, że może to trwać dłużej, nawet 8 tygodni. Jeśli zaś chodzi o zabudowy meblowe, faza ich projektowania i produkcji oraz montowania następuje dopiero po remoncie. – Zlecenie stolarni zabudowy musi nastąpić po odbiorze gotowych pomieszczeń, ponieważ tylko wówczas można dokonać dokładnych pomiarów, co w tym przypadku jest oczywiście niezbędne. – mówi Tomasz.

Fit out biurowy – ostatni etap

Kiedy przestrzeń jest wyremontowana, rozpoczyna się montaż mebli biurowych, oświetlenia, nośników identyfikacji wizualnej, dekoracji, etc. – Tuż przed zakończeniem prac remontowych, w miejsce realizowanego fit outu biurowego przyjeżdża nasz kierownik montażu – mówi Tomasz. – Rozpoznaje przestrzeń i sprawdza czy nic nie będzie kolidowało, by montaż przeprowadzić zgodnie z projektem i harmonogramem. Dokonuje również weryfikacji logistycznej. Dzięki temu zawczasu wiemy, jak zorganizować przeniesienie wyposażenia do pomieszczeń biurowych. Po wszystkim pozostaje jeszcze protokół odbioru, podczas którego omawiany jest z inwestorem przebieg prac. Jeśli konieczne są reklamacje, np. wynikające z wad lub uszkodzeń mebli, realizujemy je w możliwie szybkim terminie. – Zawsze też dokonujemy w zespole ewaluacji projektu biura, który pozwala nam coraz lepiej realizować kolejne zlecenia. Każdy fit out biurowy uczy nasz czegoś nowego – podsumowuje Karolina.

Fit out biurowy zawsze warto realizować z jednym wykonawcą. To duży komfort dla zleceniodawcy, inwestora, który nie musi się martwić terminami, rozmowami z podwykonawcami. Nadzór nad realizacją projektu sprawujemy wówczas my i bierzemy za to pełną odpowiedzialność.