Elastyczny czas pracy, nowe technologie i szczypta wiedzy psychologicznej otwierają ciekawe perspektywy w aranżowaniu przestrzeni biurowych. Można poprawić ich funkcjonalność, podnieść walory estetyczne, a jednocześnie zwiększyć efektywność pracowników i urządzić biuro zgodnie z charakterem danej firmy. Słowem, zmienić fit out biura.

Co właściwie oznacza fit out biura? To kompleksowe przygotowanie powierzchni biurowej i wyposażenie jej w taki sposób, by była jak najlepiej dopasowana do specyfiki firmy oraz potrzeb pracowników.

Ergonomia biura, sposób jego urządzenia, dobór odpowiednich mebli biurowych, aranżacja przestrzeni i jej podziały, poziom hałasu, rodzaj oświetlenia – to wszystko ma wpływ na pracowników. Na ich motywację do pracy, na wydajność, poczucie satysfakcji, przywiązanie do firmy.

Coraz więcej pracodawców rozumie, że zapewnienie podwładnym komfortu i odpowiednich warunków do wykonania powierzonych zadań, przekłada się na sukces firmy.

Kiedy fit out biura wymaga zmian? Przyjrzyjmy się kilku sytuacjom.

Firma się rozrasta, a biuro nie jest z gumy

Gdy zamierzamy znacząco zwiększyć zatrudnienie, rozszerzyć (lub zmienić) zakres działania firmy, a nie planujemy wynajmować większej powierzchni, zmiana fit outu biura wydaje się nieunikniona.

Trzeba przecież wygospodarować miejsca dla nowych osób, nie pogarszając warunków pracy dotychczasowym pracownikom: umiejętnie przeorganizować przestrzeń, zastanowić się nad optymalnym współdzieleniem urządzeń, zadbać o wyposażenie biura w to, co naprawdę potrzebne, a pozbyć się sprzętów w istocie zbędnych.

Można też podjąć niełatwą decyzję, że godzimy się na mobilność pracowników: pracę całkowicie bądź częściowo zdalną, elastyczne godziny pracy.

Ale tak czy inaczej pozostaje do rozwiązania kwestia, jak aranżacja biura może wspierać współpracę i integrację pracowników stacjonarnych z mobilną częścią zespołu.

Odpowiednie oświetlenie biurowe

Pomieszczenia biurowe przeznaczone do pracy stałej (a więc takie, w których łączny czas przebywania tego samego pracownika w ciągu jednej doby przekracza 4 godziny) powinny być zaprojektowane w taki sposób, aby zapewnione w nich było oświetlenie dzienne, dostosowane do rodzaju wykonywanej pracy. Jednak niezależnie od niego w biurze musi być również oświetlenie sztuczne, spełniające wskazane przepisami normy. To, czy będzie to oświetlenie ogólne, miejscowe czy złożone, zależy od rodzaju wykonywanej w danym pomieszczeniu pracy. Najczęściej stosuje się kombinacje tych rodzajów oświetlenia, co pozwala na uzyskanie optymalnego efektu. Warto kierować się tu normą „Światło i oświetlenie. Oświetlenie miejsc pracy. Miejsca pracy we wnętrzach”, wskazującą konieczne natężenie oświetlenia dla różnych prac.

Gdy gabinety stają się problemem

Kiedy typ biura, w którym się mieści twoja firma, przestał być funkcjonalny – bo pracownikom utrudnia wykonywanie zadań, a tobie sprawne zarządzanie – nie ma co zwlekać ze zmianą organizacji pracy biura. Przykład?

Masz tzw. biuro komórkowe, czyli pracowników usadowionych w oddzielnych pokojach, a zależy ci na integracji zespołu, wspólnej pracy projektowej, szybkiej wymianie informacji między pracownikami, bieżącym monitoringiem wykonywanych przez nich zadań. W takiej sytuacji, system pracy w osobnych gabinetach po prostu się nie sprawdza, co nie znaczy, że nowoczesny fit out biura wyklucza takie rozwiązanie. Są firmy (np. kancelarie adwokackie), dla których taki system jest jedynym z możliwych.

Wystarczą udogodnienia, czy cały fit out biura do zmiany?

Zdarza się i tak, że masz piękne, nowocześnie wyposażone biuro, ale okazuje się, że jego aranżacja nie sprzyja efektywności. Widzisz na przykład, że i szybkość, i jakość pracy zatrudnionych wyraźnie spada, bo do wykonania powierzonych im zadań potrzebują ciszy i skupienia, a efektowny open space, w którym pracują, nie zapewnia im takich warunków.

Być może wystarczy wówczas wyposażyć biuro w dźwiękoszczelne budki telefoniczne, ale może być i tak, że cały fit out biura wymaga zmian. Wydzielenie kilku gabinetów mogłoby rozwiązać problem, ale wtedy warto też przemyśleć organizację pracy w biurze pod kątem optymalnego sposobu komunikacji między pracownikami.

A może trzeba radykalnie zmienić organizację pracy w biurze, zgodnie z koncepcją Activity-Based Working, czyli podzielić biuro na obszary ułatwiające pracownikom trzy główne “biurowe aktywności”: koncentrację, komunikację i administrację?

Niewątpliwie szczegółowa analiza specyfiki pracy w twoim biurze, dokonana wspólnie z projektantem, pozwoli znaleźć najkorzystniejsze rozwiązanie.

Co dziś znaczy komfort pracy?

Z jednej strony kiedy firma nieźle prosperuje, mimo że od kilkunastu lat, albo i dłużej, nie było żadnych istotnych zmian w jej wyposażeniu, trudno zdecydować się na nowy fit out biura. Bo po co zmieniać coś, co dobrze działa, zwłaszcza, że to kosztowne? Z drugiej – im bardziej standard naszego biura odbiega od najnowszych trendów w tym obszarze, tym większe ryzyko, że pracownicy zaczną odchodzić do konkurencji oferującej wymarzone warunki pracy w nowocześnie urządzonych firmach.

Może zatem już czas przeanalizować, czy biuro funkcjonuje optymalnie, rozważyć, jak podnieść jego estetykę, zindywidualizować stanowiska pracy, a przede wszystkim, jak zwiększyć ergonomię pracy w biurze.

Warto też, by niezależny ekspert przyjrzał się przez kilka dni, w jaki sposób pracownicy używają przestrzeni oraz wyposażenia biura i wykorzystać jego obserwacje, gdy już podejmiemy decyzję, by zmieniać fit out. I warto – przed podjęciem decyzji o radykalnych zmianach – zrobić rekonesans wśród pracowników. Wiedza o tym, czego potrzebują, co im przeszkadza, czego brakuje i o czym marzą, jest bezcenna, nawet jeśli nie zostanie w pełni wykorzystana. Pewne jest, że docenią to, co wpływa na ich komfort pracy.

To pewne, że komfort w miejscu pracy przestał już oznaczać wyłącznie wygodne meble biurowe. To także przyjazna akustyka, możliwość pracy w optymalnej dla danego pracownika temperaturze, dobre oświetlenie, obecność w biurze strefy relaksu.

Jak urządzić biuro? Namyśl się, bo jak sobie pościelesz…

Najbardziej typowa sytuacja, w której fit out biura zajmuje nasze myśli to ta, gdy chcemy wynająć powierzchnię biurową dla swojej firmy lub gdy zmieniamy jej siedzibę.

Właściciele nieruchomości, od których wynajmujemy przestrzeń, często realizują na własny koszt fit out biura według naszych wymagań i potrzeb. To niezwykle wygodne rozwiązanie. Musimy sobie tylko precyzyjnie odpowiedzieć na pytanie, jak urządzić biuro. Co jest priorytetem w jego wyposażeniu i aranżacji, czego potrzebujemy na pewno, a z czego możemy zrezygnować.

Warto temu poświęcić czas i namysł, bo „jak sobie pościelesz…”.  Od tych decyzji będzie zależało, w jakich warunkach będzie pracowała firma przez kolejnych kilka lat.

Szanuj swój czas – zleć realizację fit out

Coraz powszechniejsze jest zlecanie kompleksowych realizacji fit out specjalizującym się w tym firmom. Bo to oszczędza nasz czas i nerwy.

Takie firmy wszechstronnie i precyzyjnie przygotowują powierzchnię biurową zgodnie z życzeniami klienta. Mają fachowców różnych specjalności i gwarantują wykonawstwo wszelkiego rodzaju prac: instalacyjnych, budowlanych, projektowych, wykończeniowych, łącznie z zakupem, transportem i montażem mebli, elementów wyposażenia, niezbędnych urządzeń aż po zaaranżowanie specyficznych detali, jak np. aranżacja i przygotowanie stref zieleni w biurze.

Po stronie klienta jest określenie potrzeb, budżetu, uzgodnienie terminu zakończenia prac i odebranie biura wykończonego na tip top.

Pozdrawiamy
Zespół Consido