Polskie normy urządzania otwartych przestrzeni biurowych

Niższe koszty wynajmu, utrzymania i eksploatacji powierzchni, maksymalne wykorzystanie przestrzeni i bezpośrednia komunikacja między pracownikami – to te cechy open space’u zadecydowały, że jest to jeden z najpopularniejszych modeli aranżacji biurowych. Poznaj przepisy, które regulują urządzanie powierzchni open space.

Co to jest open space?

W kontekście przestrzeni biurowych jest to duża otwarta powierzchnia, na której znajdują się rzędy połączonych ze sobą kilkudziesięciu a nawet kilkuset biurek lub stołów, tworzących wielostanowiskowy układ roboczy. Koncepcja open space narodziła się pod koniec XIX wielu w USA. Na szerszą skalę zaczęto ją stosować w latach 90 ubiegłego stulecia. Do jej głównych zalet można zaliczyć:

• ułatwioną komunikację pomiędzy pracownikami z różnych działów – sprawny przepływ dokumentów oraz bezpośrednia wymiana pomysłów i opinii wpływają na przyspieszenie tempa pracy;
• obniżenie kosztów wynajmu i utrzymania powierzchni o około 20%;
• maksymalne wykorzystanie dostępnej przestrzeni;
• możliwość szybkiego przeaaranżowania lub „zagęszczenia” konfiguracji biurek w razie potrzeby.

Przestrzeń właściwie zorganizowana

Współczesne otwarte przestrzenie biurowe coraz rzadziej przypominają open space’y sprzed kilkunastu czy kilkudziesięciu lat, które kojarzymy przede wszystkim z amerykańskich filmów. Gęsto zastawione biurkami hale, przepełnione szumem biurowych sprzętów i wzajemnie przekrzykującymi się ludźmi, odarte z osobistych akcentów i odczłowieczone, bardziej przypominały taśmę produkcyjną w fabryce niż biuro. Praca w takich „kombinatach” wiązała się z dużą uciążliwością, która w efekcie prowadziła do obniżenia efektywności.

Dzisiaj open space coraz mocniej upodabnia się do klasycznej przestrzeni biurowej z tradycyjnym podziałem na pokoje. Jego powierzchnia jest poprzetykana rozmaitymi ściankami, szafami na dokumenty, regałami z segregatorami, które tworzą odrębne strefy robocze. Pomiędzy stołami do pracy znajdziemy tzw. energy points – miejsca, w których pracownicy mogą zaparzyć kawę bez konieczności udawania się do kuchni, wygodnie usiąść w miękkim fotelu i na chwilę oderwać się od pracy. Coraz częściej do podziału otwartej przestrzeni używa się roślin, tworząc z nich żywe zielone ściany.

Jednak nie tylko wyobraźnia projektantów i inwestorów ogranicza ostateczny kształt open space’ów. Istnieje szereg przepisów, zawartych w aktach prawnych dotyczących urządzania przestrzeni biurowej, które regulują organizację takiego środowiska pracy. Co określają?

2 metry na podłodze i 3 nad głową

W świetle obowiązujących przepisów na każdego pracownika pracującego jednocześnie z innymi zatrudnionymi, powinno przypadać co najmniej 13 m3 objętości pomieszczenia, w tym 2 m2 wolnej, tzn. nie zajętej przez urządzenia biurowe, wyposażenie lub meble, podłogi. Ponadto prawo nakazuje, aby wysokość pomieszczenia nie była niższa niż 3 m. Od tej ostatniej reguły jest pewien wyjątek – jeśli na jednego pracownika przypada co najmniej 15 m3, wówczas sufit może znajdować się na wysokości 2,5 m, ale pod pewnym warunkiem: w pomieszczeniu mogą pracować maksymalnie 4 osoby i nie może to być wyodrębniony fragment open space.

Szerokie ciągi komunikacyjne

Przepisy określają minimalną szerokość przejść, które zapewniają swobodne przemieszczanie się po open space na 0,6 m dla ruchu jednokierunkowego i 1 m dla ruchu dwukierunkowego. Zastrzegają jednak, że nie wolno tworzyć obszarów, w których obowiązuje wyłącznie ruch jednokierunkowy. Powyższe wartości nie uwzględniają jednak potrzeb osób niepełnosprawnych. Szlaki komunikacyjne w open space bez barier architektonicznych muszą być znacznie szersze.

Monitor 40 cm od twarzy

Prawo narzuca także wymogi, które muszą zostać spełnione przy urządzaniu stanowiska pracy. Według przepisów odległość między monitorami na sąsiadujących ze sobą stanowiskach nie może być mniejsza niż 60 cm. Z kolei w przypadku osób pracujących naprzeciwko siebie, odległość między pracownikiem a tylną ścianką monitora sąsiada to min. 80 cm. Oczy powinny znajdować się w odległości od 40 do 75 cm od ekranu, w zależności od jego wielkości. Te ściśle zapisane wartości mają zapewnić pracownikowi możliwość rozmieszczenia w zasięgu ręki wszystkich elementów wyposażenia niezbędnych do wykonywania obowiązków.

Maksymalnie 55 dB

Polska norma poziomu hałasu dla pomieszczeń biurowych, w których wykonuje się pracę koncepcyjną, wynosi 55 dB. Okazuje się jednak, że poziom hałasu mierzony w otwartych biurach znacznie przekracza tę wartość i kształtuje się na poziomie około 60 – 65 dB. Pracodawca jest zobowiązany do zmniejszenia akustyki open space i dostosowanie jej do przepisów poprzez zastosowanie odpowiednich przegród i paneli wygłuszających oraz innych materiałów redukujących hałas.

Aby móc w pełni wykorzystywać walory płynące z powierzchni open space, najpierw trzeba ją dobrze zorganizować. Prawidłowo zaprojektowana i zaaranżowana otwarta przestrzeń biurowa zapewnia pracownikom ilość miejsca niezbędną do właściwego wykonywania swoich obowiązków, dostęp do światła i wentylację; umożliwia sprawną komunikację i współpracę między poszczególnym działami i zespołami pracowników; ogranicza negatywny wpływ uciążliwości związanych z pracą w środowisku open space, które przekładają się na obniżenie efektywności i pogorszenie samopoczucia. Obowiązujące w Polsce przepisy wyznaczają jedynie absolutne minimum, które musi zostać spełnione, by stworzyć ergonomiczne stanowisko pracy w otwartej przestrzeni biurowej. Aby open space był komfortowy, potrzebne są jeszcze wyobraźnia oraz określenie i uwzględnienie potrzeb pracowników w zależności od branży i rodzaju wykonywanych obowiązków. O tym, co należy zrobić, aby open space był przyjazny i lubiany przez pracowników, przeczytacie tutaj.

Pozdrawiamy
Zespół Consido

Przepisy, które określają wymogi urządzania przestrzeni biurowych, w tym open space:

– Kodeks pracy [DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.; (KP)];
– Rozporządzenie MPiPS w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy [DzU z 2003 r. nr 169, poz. 1650 z późn. zm.];
– rozporządzeniu MI w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie [DzU nr 75, poz. 690 z późn. Zm.];
– rozporządzeniu MPiPS w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe [DzU nr 148, poz. 973 z późn. zm.].