9 sposobów na podniesienie wydajności pracy w biurze. Jeden naprawdę zaskakuje!

Dostęp do światła dziennego, kolory ścian, obecność zieleni, ergonomiczne meble i atrakcyjne przestrzenie wspólne – to wszystko wpływa na produktywność pracowników biurowych. Są też mniej oczywiste aspekty, jak np. temperatura, a nawet… Jeśli chcesz wiedzieć, jak urządzić biuro, żeby było nowoczesne i podnosiło wydajność pracy, koniecznie czytaj dalej.

Siedziby firm pełne modułowych mebli, wypełnione fluorescencyjnym światłem i szarością szaf, z gdzieniegdzie stojącą paprotką odchodzą w przeszłość. Zmiana modelu pracy, której właśnie doświadczamy, wymusiła także zmiany w podejściu do projektowania przestrzeni biurowych. Dziś liczą się interaktywność, mobilność i elastyczność.

Nowoczesne biuro to takie, które odpowiada oczekiwaniom i stylowi pracy zatrudnionych – a te są zróżnicowane. Coraz więcej osób pracuje zdalnie, a „fizycznego” biura potrzebuje na kilka do kilkunastu godzin tygodniowo. Firmy wyprowadzają się więc z klasycznych open-space’ów, opuszczają również tradycyjne pokoje biurowe i zamieniają je na wieloaspektowe powierzchnie, które dają zatrudnionym możliwość wyboru – dzięki temu rośnie ich efektywność a wraz z nią zyski przedsiębiorstwa.  Prezentujemy 9 sposobów na podniesienie wydajności pracy w biurze.

 

Wpuść naturalne światło do środka

Więcej okien = więcej naturalnego światła = wyższa efektywność pracy. O około 15%. Badania wykazały taką różnice w szybkości wykonywania zadań pomiędzy pracownikami, którzy na stanowisku pracy mieli dostęp do światła dziennego, a tymi, którzy byli go pozbawieni. Co więcej, okazuje się, że zatrudnieni, którzy pracują blisko okna śpią średnio o 46 minut dłużej każdej nocy! Zatem światło słoneczne sprzyja nie tylko efektywnej pracy, ale także pozytywnie wpływa na długość snu, co z kolei przekłada się na ogólny stan zdrowia. Światła dziennego nie da się zastąpić sztucznym, trudno też wstawiać dodatkowe okna… Zatem zanim wynajmiesz biuro, upewnij się, czy każdy z Twoich pracowników będzie mógł wykonywać swoje obowiązki przy świetle dziennym.

 

 

Porzuć brązy i beże. Przestań bać się kolorów!

Wybór koloru, zwłaszcza ścian, jest ważniejszy niż myślisz. Barwa wpływa na poziom skupienia i produktywność.

Badania wskazują, że kolor niebieski pobudza kreatywność i sprzyja rodzeniu się nowych idei; promuje opanowanie i stabilność. Dobrze współgra z innymi kolorami oraz meblami i optycznie powiększa małe pomieszczenia. Jednak trzeba go stosować z umiarem – „przedawkowany” może wprowadzać w lekko depresyjny nastrój.

Z kolei w żółtych pomieszczeniach ludzie chętniej ze sobą rozmawiają i łatwiej podejmują decyzje. Energetyczny żółty jest polecany do dużych sal konferencyjnych i przestrzeni wspólnych.

Czerwienie i pomarańcze stymulują zmysły i podnoszą ciśnienie krwi. Stosowane w pomieszczeniach (np. salkach konferencyjnych) jako akcenty aktywizują i przyspieszają prace.

A co z dominującymi w polskiej rzeczywistości biurowej beżami i brązami? Są eleganckie, ale lepiej ich unikać! Zalicza się je do kolorów Ziemi, które kojarzy się ze spokojem oraz stagnacją i zamiast zachęcać do pracy, rozleniwiają.

 

 

Stwórz kombinacje przestrzeni otwartych i zamkniętych – bez tradycyjnych ścian

Klastruj biurka – stwórz miejsce dla 2 do 6 osób, z jednego działu lub pracujących nad wybranym projektem. Taka „wspólnota” miejsca wzmaga zaangażowanie i ułatwia komunikację. Znajdź przestrzeń na niewielkie pokoje spotkań i salki konferencyjne. Nie zapomnij o strefie chillout, wygodnej kuchni i przyjemnym miejscu do spożywania posiłków. Pamiętaj, że są zadania, które wymagają skupienia w ciszy. Zapewnij miejsca, w których pracownik może popracować w spokoju lub porozmawiać przez telefon, nikomu nie przeszkadzając – możesz wykorzystać do tego mobilne ścianki akustyczne i sofy, tworząc z nich boksy lub (bardzo popularne ostatnimi czasy) budki telefoniczne. Staraj się, dzielić przestrzeń za pomocą lekkich ścian o różnych wysokościach, stosuj przeszklenia, wykorzystaj do tego celu meble biurowe do przechowywania – regały na dokumenty lub komody.

 

Stosuj ergonomiczne i mobilne(!) meble pracownicze

Aż o 17,5% wzrasta produktywność pracownika, który ma do dyspozycji ergonomiczne krzesło. Wzrostowi wydajności pracy sprzyja także ergonomiczne biurko, a zwłaszcza takie, które jest dedykowane pracy stojącej. Okazuje się, że stojąca praca przy biurku redukuje ryzyko urazów, zmniejsza napięcie mięśniowe i uczucie zmęczenia. 65% badanych po godzinie pracy w takiej pozycji stwierdziło, że czuje się znacznie lepiej niż po tym samym czasie spędzonym przy tradycyjnym biurku.

W czasach nastawionych na interaktywność i współpracę, gdy większość danych jest przechowywanych w chmurze, tradycyjne szafy na dokumenty ustępują miejsca mobilnym regałom oraz kontenerom różnej wielkości i wysokości. Można je dowolnie przesuwać i wykorzystywać w razie potrzeby jako ścianki działowe lub siedziska – projektanci i producenci dostrzegli ich multifunkcyjność i proponują także takie z miękkim, tapicerowanym blatem.

 

Kontroluj hałas i kup pracownikom słuchawki

Badania wykazują, że umiarkowany, stały szum sprzyja koncentracji i kreatywności. Jednak dźwięk dzwonka, rozmowa przez telefon lub wymiana zdań między kolegami łatwo wytrącają nas z rytmu i przeszkadzają w dokończeniu zadania. Trudno uniknąć takich „rozpraszaczy” w biurowym środowisku. Według badań w USA przez zbyt głośne otoczenie pracownik biurowy traci średnio aż 86 minut efektywnego czasu pracy. Stosując miękkie wykładziny oraz
materiały dźwiękochłonne na ścianach, wygłuszysz dźwięk i zmniejszysz poziom hałasu w biurze.

Jeśli wśród Twoich pracowników są fani muzyki, jesteś szczęściarzem! Lepiej wyposaż ich stanowisko pracy w słuchawki, by mogli oddawać się swojej pasji jak najczęściej. Zapaleni miłośnicy muzyki (i to bez względu na gatunek!) są bardziej kreatywni od innych ludzi. Co więcej, muzyka „podkręca” dokładność, z jaką wykonują zadania.

 

Temperatura ma znaczenie!

W chłodniejszym pokoju dobrze się śpi, ale pracuje już gorzej. Pracownik popełnia 44% więcej błędów, pracując w temperaturze 18⁰C, a właśnie tyle wynosi średnia temperatura w pomieszczeniach biurowych (18⁰C – 20⁰C). Tymczasem badania wykazały, że tzw. pik produktywności pracownicy osiągają w temperaturze od 21⁰C do 23⁰C. Wniosek: jeśli zależy Ci na tym, aby Twoi pracownicy popełniali mniej błędów, a ich wydajność pracy była możliwie wysoka – w zimie podkręć kaloryfery, a w lecie – klimatyzację.

 

 

Wprowadź do biura żywą zieleń

To już pewne. Rośliny doniczkowe podnoszą wydajność pracy i poprawiają jej jakość. Badania przeprowadzone w Danii i Norwegii wykazały, że otaczające pracowników rośliny polepszają samopoczucie, zmniejszają poziom stresu i redukują jego psychofizyczne objawy, m.in. wysokie ciśnienie i bóle głowy (co z kolei przekłada się na mniejszą liczbę zwolnień lekarskich). Ponadto stały kontakt wzrokowy z żywą zielenią pobudza kreatywność, przyspiesza regenerację uwagi i pomaga zwalczać zmęczenie związane z wysiłkiem umysłowym. Dlatego warto zadbać, aby rośliny doniczkowe były obecne zarówno na stanowiskach roboczych, jak i w strefach wspólnych. Warto to zrobić także dlatego, że rośliny poprawiają jakość powietrza, które stanowi kolejny punkt na naszej liście.

 

Zadbaj o jakość powietrza

Jakość powietrza ma wpływ na zdrowie pracowników, a zwłaszcza na ich drogi oddechowe. W biurowym powietrzu cząsteczki kurzu, zawierające alergizujące roztocza i zarodniki grzybów, są w ciągłym ruchu, który jest powodowany między innymi przez stale pracujące komputery, drukarki, monitory i kserokopiarki. Rozwiązaniem jest regularna kontrola filtrów klimatyzacji (jeśli jest) lub wstawienie do pomieszczenia roślin doniczkowych – zwiększają wilgotność powietrza, która ogranicza unoszenie się kurzu. Mają one jeszcze jedną bardzo szczególną zdolność – pochłaniają toksyny i szkodliwe substancje lotne (np. formaldehydy) emitowane przez różnorodne materiały syntetyczne, wykładziny, powłoki malarskie itp. Wśród gatunków szczególnie polecanych w roli naturalnych filtrów powietrza są skrzydłokwiat, diffenbachia, bluszcz, szeflera i dracena.

 

Zapach! Cytryna w urzędzie, mięta do konferencyjnej

Ostatni punkt na naszej liście (choć wcale nie najmniej ważny!) to ZAPACH. Mogłeś o tym nie wiedzieć, ale są zapachy, które podnoszą wydajność pracy. I tak na przykład, zapach cytryny wzmacnia koncentrację i ma uspokajające właściwości. Badania dowiodły, że urzędnicy, którzy pracowali w aromacie cytrynowych olejków, popełnili o 54% mniej błędów od swoich kolegów pracujących w niearomatyzowanym otoczeniu. Dlatego cytrynowym aromatem warto wspierać zatrudnionych na stresogennych stanowiskach. Emocjonalny stres pomoże zredukować również lawenda, zaś jasne myślenie będzie stymulować orzeźwiająca mięta, która jest rekomendowana zwłaszcza do sal konferencyjnych.

Pozdrawiamy
Zespół Consido

 

Do przygotowania artykuły korzystaliśmy z następujących materiałów:

Ergonomic Chair Central, “Why an ergonomic chair is importent at work”
Journal of Sleep and Sleep Disorders Research, “Sleep”
http://www.cbi-office.com/news/san-antonio-office-design-shocking-statistics-about-how-office-environment
http://weekend.gazeta.pl/weekend/1,152121,22750200,rosliny-przywracajace-zdrowie-obnizaja-poziom-stresu-i-redukuja.html#TRwknd
http://ergonomicsfix.com/how-to-make-workers-happy-by-optimizing-your-office-space/
https://www.entrepreneur.com/article/242441