W wyniku pandemii zmieniają się wzorce pracy, a czasem nawet i wizja danej organizacji. W związku z tym zmienić się musi sama przestrzeń i projekt biura tak, by podążał on za nowymi potrzebami. Zarówno badania firm zajmujących się środowiskiem pracy, jak i zapytania, które są do nas kierowane świadczą o jednym. Powierzchnie biurowe zmniejszą się.

Jeden z naszych partnerów poprosił nas ostatnio, żebyśmy pomogli mu przenieść pracę z trzech biurowców do jednego. Chodziło przy tym o to, by wziąć pod uwagę nie tylko wprowadzony przez niego model hybrydowy, ale również podtrzymanie poprzez odpowiednio zaaranżowaną przestrzeń więzi, poczucia przynależności pracowników i zapewnienie im nie mniejszego niż wcześniej komfortu pracy. A może i większego?

Biura hybrydowe to przyszłość, ale i teraźniejszość

Nakreślmy najpierw tło do naszej pracy. Założony przez Natalię Hatalską infuture.institute już w 2019 roku prognozował, że biura rozwijać się będą w kierunku hybrydowym i ku elastyczności. W stronę udomowienia miejsca pracy, wprowadzania innowacji i rozwijania idei lokalności. Rok 2020 i pandemia tylko przyspieszyły rozwój tych trendów, a przy tym jasno i szybko wyszło na jaw, że po pierwsze praca zdalna się sprawdza, ale po drugie – nie wystarcza. Że potrzeba przynależności, utrzymywania relacji i budowania więzi z organizacją wymagają platformy do spotkań. Nie onlinie, a w tzw. realu, a więc biura nadal pełnić będą ważną rolę. I że młode pokolenia potrzebują zupełnie innej atmosfery do pracy. Mniej formalnej, za to pozwalającej na swobodną i spontaniczną wymianę myśli. W różnych okolicznościach. Przestrzeń biura hybrydowego powinna im to zapewnić.

Biuro hybrydowe – koncentracja przestrzeni

Można więc powoli założyć, że tradycyjne biura będą zanikać, a w ich miejsce pojawią się przestrzenie przystosowane przede wszystkim do realizacji nowych potrzeb pracowników. W przypadku naszego partnera ok. 1000 pracowników będzie korzystało obecnie z jednego biura, przy czym większość z nich pracować będzie zdalnie czasem spotykając się w siedzibie, by omówić zadania, spędzić ze sobą czas. Kolejna część osób będzie pracowała w typowym modelu hybrydowym. Przychodzą do pracy, siadają przy wolnym biurku, a po skończonej pracy zbierają swoje rzeczy i chowają do szafki. Lub idą do strefy coworkingowej, żeby porozmawiać z innymi, podzielić się pomysłami, utrzymywać bezpośredni kontakt. W biurze hybrydowym na stałe pracować będą jedynie osoby, które są do tego zmuszone formą wykonywanej pracy. Co zatem zrobić z pozostałą przestrzenią? Jeśli firma jest właścicielem nieruchomości idealnym rozwiązaniem jest jej podnajem innym podmiotom – start-upom, freelancerom, niezależnym przedsiębiorcom. Może to być przy okazji ciekawa forma nawiązania nowych relacji biznesowych i społecznych.

Projekt biura – nowy podział przestrzeni

Przystosowanie przestrzeni polegać będzie na pewnym powrocie do open space, choć funkcjonujących już na zupełnie innych zasadach, z zagwarantowaniem komfortu akustycznego i prywatności, jednak z wyłączeniem gabinetów, za drzwiami których pracują dyrektorzy poszczególnych pionów czy departamentów. Przestrzeń stanie się bardziej równa społecznie. Zakładamy, że nowy jej podział wyglądać będzie w ten sposób:

– ok 25% zajmie przestrzeń reprezentacyjna, usytuowana na wejściu: recepcja, sale konferencyjne i inne miejsca przeznaczone do spotkań z partnerami biznesowymi. Silne technologią, pozwalające na multimedialne relacje i prezentowanie w sposób atrakcyjny pomysłów, propozycji.
– ok. 50% to będzie przestrzeń coworkingowa i domowa. Z jednej strony do szybkich spotkań (sprintów w filozofii pracy agile), a z drugiej do wygodnego posiedzenia na kanapie. Rozmowy i o pracy i o życiu. Urządzona maksymalnie komfortowo i maksymalnie elastycznie, by można ją było w przypadku rozmaitych potrzeb szybko dopasować do zmieniających się potrzeb.
– ok 25% zajmować będzie przestrzeń dla biurowych kotwic. Osób, które na co dzień pracują w biurze, ale również pracowników, którzy raz na jakiś czas chcą popracować w firmie, przy biurku. A potem swoje rzeczy umieszczą w szafce typu locker i pozostawią miejsce puste.

Ważną rolą pracodawcy w przypadku koncentrowania pracy w mniejszej przestrzeni będzie odpowiednie przekonanie pracowników do zmian. Że mniej nie znaczy gorzej i że przedsiębiorstwo tylko na tym zyska. A więc projekt biura musi być nastawiony na komfort i przemyślany pod kątem zarówno technologicznym, aranżacyjnym, jak i psychologicznym. W drugiej części poświęconej modelowi hybrydowemu przedstawimy, jak te przestrzenie zaaranżować, by był to dobry krok ku zrównoważonemu środowisku pracy.