Jak zaplanować miejsce w biurze?

Znalezienie idealnego lokalu dla siedziby firmy to na pewno świetny początek, ale po tym pojawia się sporo pytań o to, jak tę przestrzeń urządzić, żeby można w niej było efektywnie pracować. Zanim zaczniemy więc wynajmować bądź kupować meble i inne elementy wyposażenia, zastanówmy się, jak podzielić miejsce, którym dysponujemy, aby optymalnie je wykorzystać. Przyjrzyjmy się koncepcji, która w ostatnich latach również w polskich biurach zyskuje na popularności – Activity Based Working.

Podział na osobne gabinety przeznaczone dla poszczególnych pracowników bądź całych działów już dawno przestał się sprawdzać, również nieco nowszy trend, polegający na aranżowaniu otwartych przestrzeni (open space), powoli odchodzi do lamusa. W dobie wielozadaniowości architekci wnętrz w swoich planach aranżacji przestrzeni coraz częściej proponują podział biura na strefy, które mają zagwarantować jak najlepsze wywiązywanie się z obowiązków przez wszystkich pracowników. Trend ten nazywa się Activity Based Working i – oprócz wielu zmian w sposobach kierowania firmą i pracownikami – przewiduje obecność w biurze nie tylko pojedynczych stanowisk do pracy, ale również stref przeznaczonych do wykonywania różnych zadań.

W myśl tej zasady pracownicy nie mają przypisanych konkretnych miejsc, gdyż zajmują je w zależności od tego, nad czym pracują danego dnia. Idea ta powstała jako naturalna odpowiedź na potrzeby współczesnych pracowników, którzy w ciągu jednego dnia pracy wykonują co najmniej kilka, jeśli nie kilkanaście różnego typu zadań – od indywidualnej pracy na komputerze, przez projektową pracę w zespole, po spotkania czy rozmowy telefoniczne z klientami.

Podział biura na strefy

W związku z tym wydziela się strefy zarówno do pracy indywidualnej, jak i zespołowej. W tej pierwszej podstawą są osobne biurka, przeważnie oddzielone panelami od innych stref i pozostałych biurek, tak aby możliwa tu była praca w ciszy i skupieniu, a w drugiej pracuje się przy dużych stołach, umożliwiających wymianę pomysłów i rozmowy między kilkoma osobami.

Ważnym miejscem w każdym biurze jest również przestrzeń do spotkań. Dotychczas pod tym pojęciem kryła się klasyczna sala konferencyjna, umożliwiająca omówienie zadań w większym gronie. Oczywiście takie miejsce nadal jest niezastąpione w większości firm, ale w myśl zasad Activity Based Working zaczęto też wydzielać miejsca do mniej formalnych spotkań, zwoływanych spontanicznie, niewymagających wcześniejszego rezerwowania sali. Strefy te mają zapewniać pracownikom miejsca siedzące i stojące, umożliwiające szybkie omówienie pomysłu czy projektu.

Strefą biurową chyba najszybciej zyskującą na popularności w ostatnich latach jest pokój relaksu, który zazwyczaj urządza się w nieco innym stylu niż resztę biura, tak aby można w nim było choć na chwilę zapomnieć o pracy i odpocząć (miejsca te w wielu firmach znane są jako chillout roomy). Podobną funkcję pełnią strefy, w których można w przerwie od pracy samotnie zjeść lunch lub spotkać się przy posiłku w większym gronie pracowników.

W większych firmach wydzielane są też punkty techniczne, w których znajdują się wszelkie urządzenia wspierające biurową pracę, takie jak drukarki, faksy, kserokopiarki, a także stawia się budki telefoniczne, w których można w spokoju i ciszy przeprowadzić ważne rozmowy biznesowe.

Dopasować podział stref do firmy

Oczywiście nie wszystkie elementy koncepcji Activity Based Working sprawdzą się w każdej firmie. Przed przystąpieniem do podziału przestrzeni biurowej na strefy zastanówmy się, czy każde z wymienionych wyżej miejsc rzeczywiście jest nam potrzebne. Być może w naszej firmie świetnie sprawdza się sala konferencyjna, która w praktyce służy również do spotkań nieformalnych, z kolei rolę pokoju relaksu przejmuje miejsce przeznaczone do spożywania posiłków. Część rozwiązań będzie miała sens tylko w większej firmie, mała zaś nie znajdzie na nie miejsca. Warto jednak przy urządzaniu przestrzeni biurowej wziąć pod uwagę założenia Activity Based Working, gdyż jest to koncepcja opracowana z myślą o współczesnym stylu pracy i dostosowana do codziennych realiów większości współczesnych biur.

Pozdrawiamy
Zespół Consido