Jak zapewnić komfort pracy na „farmie biurek”?

Nieustający hałas, brak prywatności i kłopoty z koncentracją to trzy największe zmory pracowników open space’ów. Jednak ekonomia rządzi się twardymi prawami i wszystko wskazuje na to, że otwarta przestrzeń jeszcze długo pozostanie najczęściej wybieranym modelem aranżacji biur. Jak podnieść komfort pracy w biurze open space?

Możliwość szybkiej i płynnej komunikacji leży u podstaw idei open space. Okazuje się jednak, że przestrzeń, w której główny nacisk kładzie się na działanie zespołowe, ciągłą wymianę opinii i dokumentów oraz tempo procesów, na dłuższą metę nie sprzyja efektywności i może generować straty zamiast spodziewanych zysków. Idealne środowisko pracy powinno spełniać trzy funkcje: KOMUNIKACJI, KONCENTRACJI i REGENERACJI – takie wnioski płyną z projektu badawczego „Welcoming Workplace”, przeprowadzonego przez prof. Jeremiego Myerson’a związanego z brytyjskim Royal College of Art. Dzisiaj nowoczesna „farma biurek” musi także umożliwiać indywidualną pracę w skupieniu i dawać szansę na chwilę umysłowego odprężenia. Jak zapewnić realizację wszystkich trzech funkcji w biurze open space?

Klastruj

Początek XXI wieku to niewątpliwie popularyzacja modelu pracy zespołowej. Szybko zauważono, że znane z ubiegłego stulecia, skonfigurowane w długie, równoległe rzędy stoły zwane bench (z ang. ławka) nie do końca sprzyjają sprawnej komunikacji, a co gorsza źle wpływają na kondycję psychiczną pracowników. Zaczęto więc dzielić takie wielostanowiskowe układy robocze na mniejsze, tzw. klastry – składające się z 2 do 4 biurek jednostki, w których pracownicy siedzą zwróceni twarzami do siebie. Klastry są przeznaczone dla zespołów pracujących nad jednym projektem lub osób z jednego działu i oprócz tego, że zapewniają szybki przepływ informacji i dokumentów, mają też pozytywny wpływ na relacje i atmosferę w firmie.

Posadź przy „hot-desk”

Koncepcja hot-desking to coraz powszechniejszy trend w urządzaniu przestrzeni biurowych, również typu open space. To nic innego jak stanowisko pracy nieprzypisane do konkretnego pracownika. Jest szczególnie popularne w firmach, w których zatrudnieni większość obowiązków wykonują w terenie, a biurka potrzebują w sumie na kilka godzin w tygodniu. Takiemu podejściu do planowania stanowiska pracy sprzyja również dynamiczny postęp technologiczny – jeszcze klika lat temu dominowały komputery stacjonarne, które niejako „przywiązywały” do jednego biurka, dziś ich miejsce zajęły przenośne laptopy i ultrabooki, które podążają z nami. W projekcie open space, warto umieścić klika takich „gorących biurek”, które zapewnią spokojne miejsce do pracy, gdy w klastrze lub przy bench trudno się skoncentrować.

Stwórz alternatywę dla biurka

Daj pracownikowi możliwość wyboru miejsca do pracy. Zadbaj o alternatywę dla biurka i dużej sali konferencyjnej, tworząc formalne i mniej formalne miejsca spotkań, pokoje cichej pracy czy małe sale dostosowane do spotkań od 2 do 6 osób. Praktyka pokazuje, że w open space’ach projektowanych klika lat temu, gdzie uwzględniono jedynie wielką salę konferencyjną, dziś najbardziej brakuje kameralnych przestrzeni dedykowanych pracy indywidualnej lub codziennym spotkaniom biznesowym.

Chroń przed hałasem

W świetle przepisów poziom hałasu na stanowiskach pracy koncepcyjnej wyposażonych w komputery nie może przekraczać 55 dB. Nietrudno sobie wyobrazić, że szum kilkudziesięciu komputerów w połączeniu z rozmowami, szuraniem krzeseł, telefonami itp. wygeneruje hałas przekraczający tę wartość. Dlatego projektując open space, od razu należy uwzględnić odseparowanie stanowisk komputerowych specjalnymi panelami wygłuszającymi. Akustykę w pomieszczeniu zmniejszą również miękkie wykładziny czy specjalne podwieszane sufity. Dostępne na rynku separatory mają zróżnicowany poziom ochrony przed hałasem, należy go uwzględnić i dostosować do potrzeb oraz charakteru pracy (inne panele będą stosowane w call center, inne w działach finansowych czy handlowych). Ponadto takie „przegródki” dają pracownikowi większe poczucie prywatności.

Zadbaj o punkty „odzyskiwania energii”

Przełam monotonię typowej konfiguracji biurek, rozrzucając po open space miejsca, w których pracownicy będą mogli „podładować baterię”. Coffee-points czy break-out areas z naturalną zielenią, a nawet książkami pozwalają na szybką regenerację sił oraz urozmaicają przestrzeń biurową, która, nie da się ukryć, często jest po prostu nudna. Obowiązuje zasada: im większy open space, tym więcej tzw. energy points.

Wprowadź zieleń do biura

Rola zieleni w biurze jest nie do przecenienia. Według badań produktywność pracowników otoczonych żywymi zielonymi roślinami rośnie o około 15% – wzrasta ich kreatywność i jednocześnie zmniejsza się liczba popełnianych błędów. Dlaczego? Rośliny mają bezpośredni wpływ na regulację wilgotności powietrza, co jest szczególnie istotne w przypadku pomieszczeń klimatyzowanych charakteryzujących się raczej suchym powietrzem. Pochłaniają CO2, ograniczają ilość kurzu i pyłów emitowanych przez biurowe sprzęty, a ustawione w pobliżu monitorów komputerowych pozwalają odpoczywać oczom. Przede wszystkim jednak są naturalnym akcentem, dzięki któremu czujemy się bezpieczniej i sprawniej pracujemy.

Unikaj „ciągów przechodnich”

Recepcja, pokoje menedżerów, sala konferencyjna czy mniejsze sale do przyjmowania gości powinny znajdować się na froncie open space’u. Biznesowe spotkania z kontrahentami czy wizyty klientów są codziennością współczesnych firm i właściwie odbywają się nieustannie. Dlatego należy zadbać, żeby goście nie przechodzili przez główną strefę pracy i nie rozpraszali swoją obecnością uwagi pracowników.

Zaprojektowanie efektywnego i przyjaznego dla pracowników miejsca do pracy jest sporym wyzwaniem. Zadanie wydaje się prostsze w przestrzeni typu open space, która – w porównani z klasycznymi pokojami biurowymi – stwarza znacznie więcej możliwości aranżacyjnych. Czy na pewno? Konieczność pogodzenia rozmaitych i często sprzecznych ze sobą potrzeb, wymaga nie lada wysiłku. Na szczęście coraz więcej pracodawców decyduje się go podjąć i – dostrzegając w prawidłowo i ciekawie zaaranżowanej przestrzeni biurowej narzędzie do optymalizacji i zwiększania efektywności pracy zespołowej – traktuje jako inwestycje, która przynosi wymierne zyski.

Pozdrawiamy
Zespół Consido