Przestrzeń do pracy dla różnych pokoleń

Jak pogodzić na jednej przestrzeni biurowej zróżnicowane style pracy, potrzeby i oczekiwania millenialsów oraz przedstawicieli pokolenia X i Z? Jak wydobyć potencjał i pobudzić kreatywność pracowników, by podnieść ich efektywność i zyskać przewagę nad konkurencją? Wreszcie, co zrobić, aby tak odmienne osobowości miały poczucie przynależności do zespołu, motywację i satysfakcję z wykonywanej pracy? Odpowiedzią jest aranżacja biura według koncepcji Activity-Based Working. Co to takiego?

Activity-Based Working to stosunkowo nowa i, można powiedzieć, wciąż dojrzewająca koncepcja organizacji środowiska pracy. Choć samo określenie pojawiło się już w latach ’90 za sprawą holenderskiego konsultanta Erika Veldhoen’a, autora książki “The Demise of Office”, idea ta jak do tej pory nie doczekała się powszechnego zastosowania. Jednak postępujący w błyskawicznym tempie rozwój technologii i rewolucja komunikacyjna wskazują na to, że to się wkrótce zmieni, a te firmy, które będą chciały pozyskać i zatrzymać wartościowych pracowników, będą musiały przyjrzeć się jej bliżej.

Komunikacja vs. koncentracja

Nie jest tajemnicą, że aktywność pracowników biurowych nie ogranicza się wyłącznie do 8-godzinnej pracy w wyznaczonym miejscu. HR-owcy już dawno zauważyli, że wykonywane zadania można podzielić na takie, które wymagają komunikacji lub koncentracji, a dodatkowo na ich realizację przekładają się styl pracy, indywidualny charakter i aktualne samopoczucie każdego z zatrudnionych w organizacji. W myśl koncepcji Activity-Based Working pracownik powinien „lokalizować się” w takim miejscu, które będzie najbardziej odpowiednie w danym momencie do podejmowanych przez niego działań. Innymi słowy będzie w większym lub mniejszym stopniu odpowiadało na potrzebę komunikacji lub koncentracji.

Po pierwsze: analiza wzorca pracy

Aby pracodawca mógł zapewnić warunki do wyboru miejsca najbardziej sprzyjającego realizacji konkretnego zadania, powinien wiedzieć, jakie aktywności dominują w jego firmie i do wyników obserwacji dostosować aranżację biura. Taką analizę najlepiej rozpocząć od pytań o czas przeznaczany na poszczególne czynności, takie jak:

• rozmowy telefoniczne,
• pracę indywidualną,
• spotkania w mniejszych zespołach,
• „burze mózgów”,
• wizyty gości,
• szkolenia,
• spotkania z kontrahentami itp.

Odpowiedzi na powyższe pytania pozwolą na zapewnienie odpowiedniej liczby oraz ustalenie właściwych proporcji pomiędzy stanowiskami do pracy w skupieniu (focus roomy, biurka w strefach ciszy, budki telefoniczne,), a przestrzeniami realizującymi przede wszystkim cel komunikacyjny (strefy kreatywne, sale konferencyjne, salki szkoleniowe czy też miejsca przystosowane do zorganizowania spotkań w trybie nagłym).

Po drugie: kultura zaufania

Koncepcja Activity-Based Working ma szansę sprawdzić się tylko w firmach, których kultura pracy opiera się na zaufaniu do pracowników, a nie na ich ciągłej kontroli. Po to dokonuje się analizy aktywności, aby każdy z zatrudnionych miał możliwość wyboru najlepszego i najwygodniejszego dla siebie miejsca do pracy, w tym również takiego, w którym nie będzie możliwości obserwowania jego poczynań. Zatem u podstaw ABW leży założenie pracy mobilnej oraz zdalnej (także poza biurem, w tzw. trybie Home Office) oraz odpowiedzialności i decyzyjności pracownika.

Po trzecie: rozliczanie z zadań

Rozliczanie z wykonanych zadań, a nie z czasu spędzonego (lub też przesiedzianego) w pracy – to trzeci najważniejszy element idei ABW, zresztą dość mocno skorelowany z zaufaniem do pracowników. Generalnie w Polsce taki system obowiązuje w większości organizacji, zwłaszcza o charakterze korporacyjnym. Pytanie tylko, na ile jest faktycznie realizowany. Z reguły odsiedzenie 8 godzin jest ściśle przestrzegane, a ewentualne wcześniejsze wyjścia, raczej źle odbierane. Tymczasem na rynek pracy właśnie wkracza generacja Z, która nie zna już analogowego świata i – jak pokazują badania – potrzebuje różnorodności i coraz nowszych wyzwań, w przeciwnym razie szybko się nudzi i rezygnuje z pracy. Posadzenie takiej osoby na 8 godzin przy biurku na pewno nie pomoże jej odkryć własnych możliwości, a pracodawcy nie da szansy na odpowiednie spożytkowanie jej potencjału.

Jak widać koncepcja Activity-Based Working nie ogranicza się wyłącznie do aspektów związanych z aranżacją biura, ale sięga głębiej do charakteru i strategii zarządzania obowiązujących w firmie. Żeby móc mówić o jej pełnym wdrożeniu oprócz istotnych zmian w przestrzeni biura, trzeba też przejść głębszą zmianę w podejściu do pracowników. Czas pokaże, czy ta idea rozwinie się szerzej na polskim rynku pracy.

Pozdrawiamy
Zespół Consido