Aranżacja biura to obecnie spore wyzwanie. Warto więc zastanowić się przez chwilę, jak twoja firma będzie się rozwijała, jak ją sobie wyobrażasz za 5-7-10 lat, jak wpłyną na nią trendy na rynku pracy. I wziąć to pod uwagę już teraz.

Środowisko pracy decyduje o efektywności pracowników, ale też i o tym, czy osoby, które chcesz zatrudnić, wybiorą właśnie twoją firmę.
Młodzi, utalentowani ludzie, którzy wchodzą na rynek, mają dużo wyższe oczekiwania wobec pracodawcy, niż pokolenie ich rodziców. Biorą pod uwagę nie tylko wysokość wynagrodzenia, proponowane stanowisko i benefity. Dla nich liczy się też nowoczesna aranżacja biura, wyrazisty design, komfort pracy oraz elastyczność, która uwzględnia indywidualne preferencje.
Wystarczy im rzut oka na przestrzeń, w której mają pracować, by mieć jasność, czy firma zaspokoi ich potrzeby dotyczące miejsca i sposobu pracy, i czy chcą się z nią związać na dłużej.

System pokoi czy open space

Jeśli zamkniesz pracowników w najbardziej nawet komfortowych pokoikach, to do pracy indywidualnej będą mieli warunki idealne – cisza, poczucie prywatności, możliwość skupienia. Ale nie uzyskasz tego, co daje praca w otwartej przestrzeni: łatwość komunikacji, dostępność innych pracowników, szybki przepływ informacji i dokumentów, a także ducha pracy zespołowej.
Z kolei praca w tzw. open space, pomimo niezaprzeczalnych walorów, ma też mankamenty. Przede wszystkim męczący hałas, wynikający z liczby osób pracujących w tej samej przestrzeni, ale też mnogość zdarzeń, które uniemożliwiają skupienie lub co chwila rozpraszają uwagę: dwie osoby przy biurkach obok zaczynają rozmawiać, ktoś odbiera telefon, inny wychodząc do toalety zostawił komórkę, która świdruje uszy heavy metalowym dzwonkiem, ktoś nagle rozdziera przy biurku paczkę chipsów, itd.

Projektowanie biura, czyli sztuka łączenia wody z ogniem

Obowiązujący trend w aranżacji biura, to wielofunkcyjna przestrzeń. Nie bez powodu. Profesjonalnie zaprojektowane biuro ma dzielić dostępną przestrzeń na komfortowe strefy, które pełnią różne funkcje i zaspokajają różne potrzeby pracowników: umożliwiają i koncentrację na zadaniu i pracę grupową, sprzyjają nawiązywaniu kontaktów i wymianie informacji, dają możliwość relaksu, a nawet zabawy.
Stąd potrzeba projektowania biur, które wykorzystują walory zarówno open space’ów, jak i systemu zamkniętych pokoi, za to minimalizują wady obu rozwiązań.
Półotwarte biura, w których przestrzeń podzielona jest akustycznymi ściankami czy meblami. Budki telefoniczne w open space, w których można swobodnie porozmawiać przez komórkę nie przeszkadzając innym. Ulokowanie we wspólnej przestrzeni pokoików, gdzie 2-3 osoby mogą się szybko naradzić, albo wspólnie popracować. To proste, dostępne rozwiązania, które podnoszą komfort pracy.

Aranżacja wnętrz biurowych – jak się do niej zabrać

Nie ma jednego patentu na idealnie zaprojektowane biuro. Inaczej będziemy aranżować wielką przestrzeń, w której pracuje kilkaset osób, a inaczej urządzać biuro dla kilkunastu zatrudnionych.

Zawsze trzeba uwzględnić potrzeby organizacyjne firmy, jej cele i to, czego potrzebują pracownicy, by te cele realizować jak najlepiej.
Warto też, by niezależny ekspert przyjrzał się przez kilka dni, w jaki sposób pracownicy używają przestrzeni i wyposażenia. Może się wówczas np. okazać, że duża sala konferencyjna wykorzystywana jest zwykle do spotkań „jeden na jeden”, albo zamykają się w niej pracownicy z laptopem, gdy chcą popracować w samotności.

Czego potrzebuje pracownik? Warto zapytać

Aranżacja biura, to szereg decyzji, które wspólnie z projektantem podejmuje management firmy. Tymczasem doświadczenia przedsiębiorstw, które zaangażowały w ten proces również pracowników dowodzą, że gra jest warta świeczki.
Po pierwsze, wiedza o tym, czego potrzebują pracownicy, co im przeszkadza, czego brakuje i o czym marzą, jest bezcenna, nawet jeśli nie zostanie w pełni wykorzystana.
Może chcieliby zjeżdżalni zamiast schodów i hamaków do pracy, jak w siedzibach Google. A może tylko blatów z regulowaną wysokością czy własnego kontenera na szpargały. Ktoś zwróci uwagę na brak miejsca spotkań i wymiany informacji, ktoś inny, że przesunięcie drukarki o kilka metrów wszystkim ułatwi życie.
Po drugie – zadowolenie tych, których głos został wzięty pod uwagę, wzrasta o 10 proc. A nie od dziś wiadomo, że zadowolony pracownik, to dobry pracownik.
Bywa jednak, że pracownicy nie wiedzą, jakie cechy biura dobrze na nich wpłyną, więc nie zgłaszają potrzeb związanych z organizacją przestrzeni wokół siebie.
Wtedy warto odwołać się do architektów wnętrz i naukowców, którzy dowodzą, że nowoczesne, funkcjonalne biura powinny umożliwić pracownikom: koncentrację, komunikację, interakcje oraz kreację.

Biurko dla każdego pracownika?

W tradycyjnych firmach niemal regułą jest, że każdy pracownik ma biurko. Zresztą – jak pokazują badania – pracownicy obecni na rynku od kilkunastu lat, są bardzo przywiązani do własnego stanowiska pracy. Brak miejsca przypisanego wyłącznie sobie traktują jako degradację.
Z kolei młodych ludzi, tradycyjnie urządzone biura wręcz odstraszają. Dla nich własne biurko i fotel nie są niezbędne. Równie efektywnie pracują rozłożeni z laptopem na wygodnej sofie. Natomiast cenią sobie mobilność, możliwość pracy zdalnej, elastyczne godziny pracy i rozliczanie za efekty, a nie liczbę godzin spędzonych za biurkiem.
Jeśli zatem pracodawca akceptuje model, w którym część pracowników spędza w firmie raczej 20 niż 40 godzin tygodniowo, sensownym dla nich rozwiązaniem jest system „gorących biurek”, przypisanych do funkcji, a nie do osoby. Powinny być solidne i wytrzymałe – z racji braku jednego właściciela i narażenia na intensywniejsze użytkowanie.

Praca zdalna i stacjonarna

Pracownicy mobilni tylko na kilka godzin wpadają do pracy. To czas, gdy trzeba ich włączyć w krwiobieg firmy, umożliwić spotkania z innymi pracownikami, ułatwić integrację z zespołem. Wówczas warto szczególnie zadbać o aranżację miejsc, w których można odbyć konsultacje, popracować w grupie, i o przestrzenie sprzyjające integracji i wymianie myśli. Bo robotę wymagającą spokoju i samotności, wykonują poza firmą.
Jeśli jednak specyfika pracy w twojej firmie wymaga, by pracownicy spędzali większość czasu właśnie przy biurku, niech ich stanowiska pracy będą naprawdę wygodne i ergonomiczne.
Krzesło biurowe, czy fotel, to już nie tylko mebel, ale i sposób siedzenia. Tym istotniejszy, im większa świadomość, jak wpływają na zdrowie długie godziny spędzone za biurkiem.

Nowoczesna firma potrzebuje innowacyjności

Czasy, w których innowacyjność kojarzyła się z procesami produkcyjnymi, to przeszłość. Umiejętne wykorzystanie nowych technologii, upraszczanie procedur, pomysły poprawiające efektywność pracy czy przepływ informacji, sprawniejsze odpowiadanie na potrzeby klientów, to elementy, które decydują o sukcesie firmy.
Większość innowacyjnych pomysłów, jak pokazują badania, powstaje podczas burz mózgów i bezpośrednich kontaktów między pracownikami, również tych nieformalnych. Może się oczywiście zdarzyć, że samotnie pracujący przy biurku geniusz wpadnie na pomysł, który pchnie firmę na zupełnie nowe tory. Ale to raczej wyjątek od reguły.

Kreatywność wymaga odpowiednich warunków

Człowiek jest z natury istotą społeczną, stworzoną do współpracy z innymi. Dlatego też nowoczesne firmy, projektując biura, dbają o to, by wspierały one pracę zespołową: swobodnie zaaranżowana, wygodna przestrzeń do spotkań kreatywnych, odpowiednio wyposażone miejsce do grupowej pracy projektowej, salki do kameralnych spotkań, zakątki do szybkich konsultacji na stojąco. A także obszary kontaktów nieformalnych: strefy relaksu, wspólna kuchnia, jadalnia z dużym stołem, kąciki kawowe.
Kreatywność, to iskra, która pojawia się we właściwych warunkach.

Pozdrawiamy
Zespół Consido