Jest za ciemno, zbyt głośno, niewygodnie, stresująco, nie można się skupić, nie ma prywatności, strefy spotkań, trudno w spokoju przeprowadzić rozmowę telefoniczną, brakuje przestrzeni do odpoczynku… Takie są zwykle opinie pracowników o źle zaprojektowanym i wyposażonym miejscu pracy. A jak to wygląda w idealnym świecie i jak uniknąć błędów w aranżacji biura?

Projektowanie biur to nie sztuka dla sztuki, ale próba wykreowania takiej przestrzeni, w której dobrze się przebywa oraz komfortowo i efektywnie pracuje. Wbrew pozorom, liczy się tu wszystko: optymalny podział i zagospodarowanie powierzchni, właściwie dobrane kolory ścian w biurze, oświetlenie, które nie męczy wzroku, zapewnienie akustyki sprzyjającej skupieniu, ergonomiczne i nowoczesne meble biurowe, które dbają o wygodę i zdrowie pracownika, a także inne elementy wyposażenia biura ułatwiające zarówno pracę, jak i relaks.

Projekt aranżacji wnętrza biurowego

Dobra aranżacja biura rozpoczyna się od planowania, w którym uwzględnia się cechy dostępnej powierzchni, specyfikę pracy w danej firmie, jej wizerunek, upodobania pracowników, ergonomię, wnętrzarskie trendy, no i oczywiście budżet. Pominięcie jednego lub – co gorsze – kilku z tych aspektów prowadzi zwykle do aranżacyjnej katastrofy i strat (czasu, pieniędzy, a nawet pracowników).

Najczęściej popełniane na tym etapie błędy dotyczą niewykorzystania naturalnych atutów wnętrza (na przykład dużych przeszkleń). Niepotrzebnie „szatkuje się” niekiedy przestrzeń w sytuacji, gdy charakter pracy zespołu wymaga raczej biura typu open space. Czasami zdarza się także odwrotnie i burzy się ściany tam, gdzie specyfika pracy wymaga systemu gabinetowego. Złe rozplanowanie przestrzeni, ciągów komunikacyjnych, niefortunne usytuowanie recepcji, kuchni, WC czy sali konferencyjnej powoduje potem niewygody, dezorganizację i niepotrzebne zamieszanie.

Inną często popełnianą „pomyłką” jest niebranie pod uwagę przy urządzaniu biura preferencji i przyzwyczajeń pracowników. Jedni potrzebują ciszy i spokoju, drudzy motywacji, inspiracji i obecności innych ludzi. Są tacy, którzy potrafią pracować wyłącznie przy „swoim” biurku i tacy, którzy zwiększają swoją efektywność, działając w systemie hot desking, w różnych miejscach w biurze – także np. w strefie relaksu… i trzeba im to umożliwić.

Pomijanie obowiązujących trendów w aranżacji biura także może być poważnym błędem. I nie chodzi tu o niewolnicze trzymanie się tego, co akurat modne, tylko o zdroworozsądkowe konkurowanie na rynku o pracowników, którzy te trendy znają. Dla większości z nich coraz bardziej liczy się bowiem komfort pracy i biurowy wellness. Brak chillout roomu czy łazienki z prysznicem może decydować o wyborze innego pracodawcy – z lepiej zaprojektowanym wnętrzem biurowym.

Kolorystyka w przestrzeni biurowej

Kolory do biura to temat rzeka i… potencjalne źródło wpadek aranżacyjnych. Z jednej strony należy tu uwzględnić kwestie wizerunkowe i zastosować (w miarę możliwości) kolorystykę „firmową”, z drugiej natomiast trzeba brać pod uwagę psychologię barw, które mogą pomagać lub przeszkadzać w pracy. Rozwiązaniem jest – jak to często bywa – złoty środek i umiar. Nieprzestrzeganie tego prowadzi do błędów aranżacyjnych w doborze kolorów ścian do biura, których konsekwencją może być zły nastrój, niższa efektywność, większe zmęczenie pracowników…

Kolorystyczna aranżacja biura musi być wyważona. Jeśli kolory ścian są stonowane i neutralne, przełamuje się je żywymi akcentami kolorystycznymi w meblach i/lub dodatkach. Jeżeli natomiast wnętrze pokryte jest odważnymi, nasyconymi barwami, warto je nieco zrównoważyć na przykład spokojną szarością, delikatną bielą czy subtelnym beżem w wyposażeniu. Stworzenie wnętrza jednolitego jest błędem. Wyłącznie stonowane kolory w pomieszczeniu wprowadzają nudę, marazm i przygnębienie, odbierając zapał i dobrą energię, z kolei tylko agresywne barwy we wnętrzu przytłaczają, męczą (wzrok i psychikę) oraz powodują rozdrażnienie.

Zawsze bezpieczny wybór kolorów do biura to postawienie na barwy jasne, ciepłe i raczej nienasycone. Rozświetlają nawet ciemne wnętrza, dodają im przytulności dzięki temperaturze barwy i działają uspokajająco. Wybór konkretnych barw dobrze też rozważyć w kontekście funkcji poszczególnych pomieszczeń. Niebieski sprzyja negocjacjom, analizom, rozmowom, zielony pomaga się skupić, ale i odpoczywać, czerwony i pomarańczowy wspomagają kreatywność i działanie, brązowy daje poczucie bezpieczeństwa itd.

Wyposażenie biura, oświetlenie, akustyka

Wyposażenie biura to… spore pole do popisu, ale i pole minowe. Można tu – niestety – zepsuć bardzo wiele! Na co szczególnie uważać?

Nowoczesne meble biurowe (ergonomiczne krzesła, biurowe budki telefoniczne, regulowane biurka etc.) to nie wszystko. Trzeba je jeszcze odpowiednio ustawić. Na open space stosuje się ekonomiczny układ biurek typu bench lub – częściej – klastrowy, który sprzyja pracy w zespołach. Jeśli aranżuje się małe powierzchnie, dobrze postawić biurka bokiem do okna i/lub przodem do drzwi. Inne ustawienie może rozpraszać i/lub zaburzać poczucie bezpieczeństwa pracownika.

Dla komfortu pracy niezbędne jest też optymalne oświetlenie i akustyka w biurze. To niestety często w przestrzeniach biurowych „kuleje”. O ile to możliwie, maksymalnie należy wykorzystać naturalne źródła światła, a oprócz tego wyposażyć wnętrze w regulowane oświetlenie ogólne i indywidualne – przypisane do każdego biurka. Dopuszczalny hałas nie powinien przekraczać 50 – 55 decybeli. Poza tym dźwięki powinny być odpowiednio stłumione. W biurze nie może być pogłosu, ale także głucha cisza jest niewskazana. Dlatego stosuje się m.in. akustyczne ścianki, pochłaniające dźwięk wykładziny czy obicia ścian.

***

Aranżacja biura wpływa nie tylko na wizerunek firmy, ale pośrednio także na jej efektywność. W dobrze urządzonym i zorganizowanym biurze praca idzie lepiej, a pracownicy czują się komfortowo. Nie warto oszczędzać zbytnio na tej inwestycji, bo wszystko zwraca się z nawiązką!

Pozdrawiamy
Zespół Consido